投稿者: 
ホワイトカラーの 生産性を向上させる上で、まず最初に、「基本的な業務」の効率化を考えたいと思います。
1 まず業務を分類する
まず、今皆さんは業務をどのようにして把握してますか？
- タスク管理
- 労働時間管理
- 案件進捗管理
- 投入管理（電話件数や、アポ件数等）
- モニタリング管理（システムとかで稼働時間別に分類）
どれも業務の概況を掴むには良いやり方です。
ホワイトカラーの改善の第一歩はルーチン業務、非ルーチン業務に分けることから始まります。ルーチン業務は改善しやすいし、効果も明らかです。ルーチン業務の主なものは作業的な要素。資料探しや会議設定。また、定例会など会議自体もルーチン業務ですよね。または情報転記とかも含まれます。
まずは、現状の業務概況をつかむ方法どれでもかまいませんから、ルーチン業務と非ルーチン業務にざっくりとわけてみましょう。実は、ここには個人差がでますが、「ルーチン業務をあらいだしてくれ」、という依頼でうかびあがってくると思います。どのルーチン業務から改善するかは、決めなくてはいけませんが、頻度と効果くらいで業務をわけると、ルーチン業務改善の方法は決まってくると思います。
2．ルーチン業務の改善
ルーチン 業務の改善は「流れ改善」と呼ばれるものです。ビジネスプロセスリエンジニアリングとも呼ばれます。資料のインとアウトを比べ、不要な情報や作業は削る。これだけなんです。次の作業者が必要かどうか、だけでなく、次の次の作業者が必要としてるかです。
これを理解するには、最初から最後まで一度は関係者が集まる必要があります。それぞれの担当者がインとアウトの情報を一度に集め、みんなで眺め、本当に必要か決めていきます。
すると、必要だと思ってた情報が恐ろしいほど使われてません。具体的なやり方はこちら。
報告先が仮になかったとしたら
その仕事は不要です。どこに情報があるか、みんなで共有してしまえばおしまいです。必要になったときは観に行けば良いのですから。でも何より大切なのは、ここで普段会わない人が、一同に会するということです。これは次のステップで大事になります。
定例の会議とかも狙い目です。会議のやり方を変えやすい典型的なものです。進捗管理のための会議とかは無駄ですよね。
3．非ルーチン業務の改善
次は非ルーチン作業の改善です。課題の大きさ。案件の大きさ。目的は、入り口で業務量を読む。これができる方法はなんだろうと考えてみてください。業務ごとに区切りや、特性、大きさがあるはずです。
三ヶ月かかる業務なら週単位に。
一週間かかる業務ならデイリーに、分解するものがあるはずです。そして、デイリーまで落ちたとき、毎日それにかかりきりという業務は少ないと思います。
実際は関係部署や顧客の反応待ち、情報収集、作戦立て等やる仕事は違えど、手待ちの時間があるはず。時間の細かさは二時間くらいから始めてみてはいかがでしょう。
4．業務量を読む
ルーチン業務と非ルーチン業務で業務量が読めれば、後はマネージャーの仕事。納期に合わせて、人の投入を管理します。人によって、能力が違うから、ある業務はある人にしかできない？そう、次の課題がでてきますよね。それがボトルネックなのです。
ホワイトカラー業務改善をするにはまずここまでが準備です。なぜなら、ルーチンの改善幅は大きくないし、マネージャーと呼ばれる方なら、たいていここまでは普通にやられてるでしょう。
ここから編成を柔軟に変えられるように、ジョブローテーションが必要になります。一時的に生産性は落ちますが、人に帰属したボトルネックを洗い出すためにも、大事なことになります。
5．ジョブローテーションで、比較をする
業務量が読めた上で、ジョブローテーションをすることで、比較ができるようになります。必ず人によって、得手不得手があるので、うまくできる人と、うまくできない人がいます。誰がやっても同じなら、そこが一つの業務量となるでしょう。
比較できたら、その人達をペアにして、何が違うか話し合わせるのが一番です。ただし、相性ですとか、個人の性格の問題がでてきますよね。
まずはここまでで一度改善はストップしてもいいかもしれません。ここからは、次の問題（品質やマインドセット）を改善した上で、こちらの「比較」にきたほうがよいかもしれないです。