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ここでは、年度はじめ等に登録しなくてはならない事務職の生産改善ネタをご紹介していきたいと思います。誰でもすぐにできますよ♪
1）ルーチン業務の改善
よく使われるネタです。目標10％低減とかにすると良いでしょう。やり方はとっても簡単。
1）現状把握：繰り返している業務を洗い出します。
2）エクセルやワード、システム等、開くファイルや、打ち込んでいる書類をすべてプリントアウトします。
3）自分が2）の書類作成等に使ってる時間を測ります。一日、何分使ってるか、確認してみましょう。
4）改善視点を見つけましょう。
・自分の書類のお客さん（パスする人）に、本当に必要な情報はどれか聞いてみる。もし必要ない情報まで、自分が作業していたら、今後はしないですむでしょう
・自分の入力作業のうち、簡略化できるものを探す。同じワードや名前、挨拶は、「単語帳に登録」するとよいでしょう。
5）これで10％くらいの時間の改善は大抵はできます。
2）共有サーバー整理整頓
よく倉庫整理とか、共有サーバーとか、ファイルがあふれかえってしまい困りますよね。みんなにも喜ばれる作業ですが、大抵は放置されてます。全部やろうとすると無理なので、最初に「どこか範囲を絞る」のが成功の秘訣です。
1）整理したいフォルダーを選びましょう。ファイル容量確認のプログラム等ありますが、フォルダーに右クリックでも見つかります。
2）主なフォルダー名を洗い出します。上記ファイルサイズ含めて、こういうソフトが便利です。
3）関係しそうな人に、メールで連絡。そのフォルダーには、引っ越し先へのショートカットを用意しておき、別のフォルダーに一時避難しましょう。
4）半年、何も問い合わせがなかったら、DVDかCD-Rにでも焼いて消去します。そのCD－Rは保存しておきましょう。それでおしまいです。
3）会議時間短縮
会議時間の短縮も、喜ばれる改善提案事例です。といっても、本格的に改善しようとすると、全員のコンセンサスを得たりして大変です。そこでお手軽な方法をいくつか教えましょう
1）会議のルールを作る
ータイムキーパーを常に設定することを、上長からルール化してもらう。時間がきたら「ちんちん」ならしてみましょう。雰囲気を読まずに。
ー冒頭にアウトプットを確認してもらいましょう。
2）会議室に「ルール」を張り出しましょう。
3）もし、ルーチン的で延長しがちな会議があった場合は、特にその会議の時間を「見える化」できるようにグラフをはっておきましょう。そして会議開始時間と終了時間を常に書き込みましょう。それで成果が見えるはずです。
最後に
改善提案は最初だけ、ちょっと勇気がいりますよね。また抵抗勢力もたくさんいるのが普通です。抵抗勢力が無かったら普通すでにできますから。頭から否定する人もいるし、教育のためなんだとか別の目的を出してきたり、なかなか乗ってくれないものです。
そういうときは、無理をしてはいけません。ちょっとづつ、やっていく。それが改善提案のコツです。ですので、抵抗する人には「なんだったら受け入れてくれるか」を聞いてみましょう。