事務職 改善提案ネタ:整理編 

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改善提案のネタ探しに苦労しますよね。古くて新しい事務職改善提案ネタを用意してみました。一つでも参考になれば幸いです。

1)書類整理

使用頻度別にわけましょう。ABC分類(層別化)といいます。

使用頻度が高いものをA、低いものをC、迷うものをBとして、整理してみましょう。Cは例えばXX年くらい使わない情報・書類と、一度定義すると分類作業は早いかもしれません。

Cについては、表紙リストを作成(写真にとるとか)。で、まとめて段ボールにいれておきましょう。使わない場合は、そのまま半年後捨てるまでできたら素敵です。

このポイントは、判断精度ではなく、優先順位をつけることなので、この手法は極めて多くの場合に利用可能です。

2)書類電子化

一番早いのはオフィスにある高性能なプリンター一体型SCANER等で一気に読み込み、電子化して捨てる方法です。どんどん電子化し紙を捨てましょう。

電子化をすすめるには、プリンターでの印刷自体を避けるのが一番です。いまだに紙文化が残ってる会社なら、以下のようなステップでいかがでしょうか?

・印刷枚数見える化;部署単位で毎月枚数を競わせる

・紙の使用枚数の見える化;階別に分類

・パスワードでのプリントアウト規制;

少しづつ、印刷は悪という形にして、「頑固な方」や、「紙でないとわからない」、という方に「雰囲気」で持って行きましょう。

海外での経験があるメンバーや若い人には「指示」「ルールの徹底」が有効のように思いますが、ご年配に多い「秩序を乱す気が無いけど乱してる」方々には「雰囲気」が大事です。

3)共有フォルダー整理

フォルダー整理は、頭の中の整理と同じです。大分類から小分類まで、わかりやすい名目をつけるのがなかなか難しい。でも結局は下記方法の組み合わせです。どれを上位フォルダーに持ってくるかは皆さん次第です。

・目的別WHAT:研修、教育、コスト管理、等々

・時系列WHEN;1993、1994等々

・機能別WHO:管理職、リーダー限定、チーム等々

・地域別WHERE:東京都、神奈川県、等々

・ステップ別HOW:導入、交渉、契約、帳票、等々

4)共有フォルダー統廃合

入れ替わりの多い部署や、逆に長年人員固定した状態ですと、もはやどこにどんなファイルがあるのかよく分かりません。類似したフォルダーやファイル、等々どうしたらよいでしょうか?何万ファイルも新しいフォルダー体系にまとめるなんて、とてもじゃないけどできません。でもすでに莫大なファイル容量を必要としていて、管理するべきサーバーやディスク等の容量を圧迫しています。携帯電話でも同じような症状で苦しんでいる方は多いのではないでしょうか?

統廃合の順番としては

Eliminate(廃止)

・巨大ファイルの検索(動画等);フォルダー容量可視化ツールの利用し、必要性判断

Combine(統合)

・類似ファイルの削除;同一ファイル・写真・動画があふれている場合の選択ツールを利用し、必要性判断

Replace(代替)

・古いファイルをDVD等に焼いて、フォルダーから削除

・いらないと思ったフォルダーは、期間限定フォルダーに引っ越し。半年~1年後等削除

Simplify(単純化)

・フォルダー毎に重要なファイルだけ選んで、その他は捨てていく。

フォルダー整理と発想は似ていますが、「統合」するために片方を捨てていく、という発想となります。

次は、やっかいな意識改革編です。

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