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組織で働くにはいつでも誰かの助けを必要とし、そしていつも説明するのに、時間がかかります。そして何らかの負担を強いられ、時には別の仕事もしなくてはいけないかもしれません。あなたの上司は、常に作業時間を短くすることをもとめ、かつ、品質は今までと同じレベルを求めるでしょう。どうやったら時間、品質をコスト削減をしていったらよいでしょうか？
いつでも、次の4つのステップを考えてみて下さい。
1）定義
まず課題を定義するのがもっとも大事なことです。一人あたりのプロセスは必ずどこからか始まり、どこかで終わります。役割分担されているわけですから。まず最初にコミュニケーションをとり、どこからどこまでが自分と相手の分担か、を明確にすることが必要です
2）視覚化
プロセスを「見える化」しましょう。そうすることで、基本的なルール、すなわち「誰」と「何」が影響されるかが見えてきます。
すべてのプロセスは、「インプット」「ツール」「システム」もしくは「作業時間」、そして「アウトプット」からなる「部分（節）」の集合体です。個人の考えや、意見は要りません。まず「部分」の「誰」･「何」がどう影響されるのか、をデーター（数字）によって見えるかするのです。
一つの部分は次の部分へとつながり、全体として「プロセス」になっています。
3）優先順位付け
多くの上位者は、プロセスが「見える化」されるとすぐに「方策（変えること）」を求めます。何をどうしたらプロセスが良くなるのでしょうか？ちょっとまってください。
もちろん思いつく方策を実行していたら気持ちよいでしょう。でも実際に成果があがるかはわかりません。いつも不確かさが残ります。
まず多くの方策についてチームのみんなの意見を聞きましょう。チームメンバーは毎日小さな意思決定を何個もしています。彼らは方策の影響をよく知っているのです。もし課題を解決するためのきちんとした「優先順位」の合意をチームのメンバーから得られていなければ、それは失敗に終わるでしょう。
4）実行
一度意思決定をして、計画に基づく実行をはじめたら、きちんとモニターして実行する、それだけです。プロジェクトメンテナンスのツールはたくさん世の中にあります。それでモニターするのが良いでしょう。
まとめ
いかがでしょうか？具体的にどうしたらよいか、よく分からない？それでは、いくつかの場面において、どうやって使うか、具体的な事例を考えてみましょう。今回、改善したのは「人との分担」の視点だったのです。
いかがでしょうか？ね、いつでも同じ考え方ができるのです。